Případová studie

Produkty | Evolio - Advokátní kancelář | Případová studie

Informační systém Evolio Advokátní kancelář přinesl v AK Kausta & Zientková komplexní vedení elektronického spisu, sledování nákladů, výkaznictví a zlepšení práce v týmu. Umožnil klientům AK přístup ke spisům, zaměstnancům práci z domova a díky mobilní aplikaci vysokou dostupnost dat. Efektivita práce stoupla o 50%.

Komplexní informační systém pro vedení elektronického spisu a advokátní agendy v AK Kausta & Zientková

Výchozí stav

Advokátní kancelář Kausta & Zientková (dále AK) je jednou z nejvýznamnějších regionálních advokátních kanceláří Severní Moravy. Řeší případy významných klientů, jakými jsou například společnosti D.A.S. nebo RPG. Působí zde přibližně 20 advokátů a zaměstnanců, kteří každý den pracují s velkým množstvím informací v kauzách svých klientů. Každý rok zpracovává advokátní kancelář přibližně 2000 spisů.

Agenda advokátní kanceláře byla původně roztříštěná - software, který AK používala, byl zastaralý a zcela nedostačoval pro evidenci dle konceptu elektronického spisu a bezpapírové kanceláře. Elektronická dokumentace byla jen částečná a byla skladována na lokálních a síťových discích. Díky uvedenému stavu se AK potýkala s chybami a nebyla AK schopna zvýšit svou kapacitu.

Obchodní cíle

Advokátní kanceláři chyběl informační systém, který by zabezpečil všem jejím pracovníkům přístup k informacím o zpracovávaných kauzách s důrazem na přehlednost, uživatelsky příjemné prostředí a jednoduchost ovládání. Základními požadavky AK Kausta & Zientková byly:

Precizní vedení elektronického advokátního spisu
Automatizace tiskových výstupů
Fakturace kauz
Reporting pro klienty
Podpora týmové práce
Otevřenost systému a možnost kooperace se systémy veřejné správy (např. insolvenční rejstřík)

Metody řešení

Požadavky AK byly natolik komplexní, že si vyžádaly řešení sestavené z několika modulů a různých technologií. Zároveň bylo nutné změnit zastaralé procesy a návyky některých uživatelů.

Základem řešení se stal informační systém Evolio, který využívá platformu .NET a MS SQL Server. Pro podporu týmové práce došlo k implementaci portálu SharePoint. Pro zajištění vysoké dostupnosti dat bylo vytvořeno mobilní řešení určené pro telefony s Windows Mobile.

Vysoký standard řešení byl ověřen certifikačními zkouškami CERTIFIED FOR Windows Vista a Compatible with Windows 7.

Společnost AVE Soft se rozhodla vytvořit novou oborovou verzi informačního systému Evolio – Advokátní kancelář, který komplexně pokrývá chod AK ve všech zadaných bodech. Kromě výše uvedených požadavků poskytuje systém Evolio také mnoho dalších funkcionalit.

Kooperace se systémy veřejné správy – Této části byl kladen velký důraz – výsledkem je propojení se systémem ISDS (datové schránky), s obchodním rejstříkem a systémem ARES pro vyhledávání podnikatelských subjektů, dále propojení s Insolvenčním rejstříkem nebo integrace registru adres UI-ADR. Při propojení s modulem Správa pohledávek lze generovat elektronické platební rozkazy.
Provázanost s jinými systémy - V oblasti propojení s ostatními aplikacemi a systémy nabízí rovněž široké možnosti. Kombinace se systémem SharePoint rozšiřuje možnosti informačního systému zejména v oblasti sdílení informací, dokumentů a kalendářů.
Spolupráce s MS Office – dokumenty jsou vytvářeny ve formátu MS Word, reporty je možné exportovat a dále analyzovat v MS Excel. Evolio umožňuje synchronizaci úkolů a kalendáře s MS Outlook.
Mobilní připojení - Mobilitu IS Evolio umocňuje řešení, které bylo vytvořeno pro mobilní telefony s operačním systémem Windows Mobile. Mobilní aplikace nabízí oproti připojení s notebookem větší flexibilitu a rychlost při práci v terénu. Advokát může v každé situaci plánovat aktivity nebo získat informace z advokátních spisů.
Finance a fakturace kauz – Pro správný chod advokátní kanceláře je nutné mít podchyceny také finanční toky v každém spisu. Sekce Financí umožňuje nejen přehled fakturovaných úkonů a zobrazení celkových finančních veličin, ale zajišťuje také sledování příchozích a odchozích plateb. Díky volitelnému modulu lze do Evolia importovat faktury účtované v Money a párovat je se spisy.
E-podatelna a práce s poštou - Evolio využívá pro elektronickou komunikaci běžnou emailovou poštu i systém datových schránek. Součástí spisové služby je také evidence klasické pošty.
Vysokou míru flexibility zajišťuje především:

1. Možnost vytváření tiskových sestav a šablon hromadné korespondence dle požadavků advokátní kanceláře. Uživatel může do svých dokumentů automaticky vkládat jakákoliv data ze spisu pomocí tiskových parametrů.

2. Vytváření úkonů – V systému lze snadno definovat různé typy úkonů a tím respektovat styl práce advokátní kanceláře. Jednotlivé úkony umožňují evidovat veškeré potřebné informace – podklady pro vyúčtování a výkazy práce, propojení s podatelnou, vazbu na související dokumenty a umožňují generovat úkoly podle stanoveného workflow.

3. Statistiky a přehledy – Díky nástroji Knihovna filtrů lze data snadno vyhledávat, filtrovat, řadit a seskupovat dle různých kritérií. Dále je možné hromadně data měnit, exportovat do Excelu nebo tisknout.

Jednoduchost ovládání – Propojenost všech částí Evolia poskytuje uživateli komfortní práci a zajišťuje velmi nízkou chybovost při zadávání nebo úpravě dat. Navíc je systém navržen tak, aby proces zadávání informací odpovídal procesu získávání informací. Díky tomu jsou informace zaváděny do systému rychleji a nedochází ke zbytečným časovým prodlevám.
Bezpečnost - Uživatelé jsou zařazováni do různých právových skupin a plní různé role. Dochází k logování všech změn v datech, přístupů do spisů a tisku. Systém má nastavitelná práva pro tisk, export do Excelu a kopírování přes schránku, což zamezuje odcizení dat. Evolio i instalační soubory jsou zabezpečeny certifikátem.
Koncept Smart Client – Pomocí webových služeb se Evolio může připojit k datům odkudkoliv. Využívá přitom koncept Smart Client - se spisem je možno pracovat částečně v offline režimu až do doby, kdy jsou data ukládána. To je výhodné především v soudních síních nebo na místech, kde je k dispozici nepříliš stabilní připojení k internetu.

Harmonogram prací

03/2008 – analýza

06/2008 – zahájení prací na oborové verzi

01/2009 – spuštění pilotního provozu

06/2009 - CERTIFIED FOR Windows Vista

08/2009 – rozšíření podatelny o komunikaci s datovými schránkami

09/2009 - COMPATIBLE with Windows 7

10/2009 – modul webového přístupu klientů ke spisům

11/2009 – import faktur z ekonomického systému Money

01/2010 – mobilní modul

02/2010 – implementace SharePoint

Přínosy

Přínosy nasazení systému Evolio – Advokátní kancelář lze spatřit v několika základních oblastech:

Oblast komplexního vedení advokátní kanceláře a spisů – Podařilo se realizovat koncept elektronického spisu a soustředit všechny informace včetně dokumentů do jednoho místa. To má za následek rychlejší přístup k informacím, jejich snazší sdílení. Data lze zároveň účinně chránit a zálohovat.
Oblast úkolů, týmové práce a firemní komunikace - Zavedením elektronického kalendářového systému propojeného se spisy se stal chod advokátní kanceláře efektivnější. Portál SharePoint výrazně zlepšil vnitrofiremní komunikaci.
Oblast flexibility – AK mohla zrevidovat a výrazně zjednodušit zastaralé nepružné procesy. Došlo k automatizaci tvorby úkonů, tiskových sestav a dokumentů. Díky propojení se systémy veřejné správy a ostatními systémy odpadla řada uživatelských činností – došlo ke zjednodušení pracovních postupů.
Oblast financí a fakturace kauz - Nasazení Evolia znamenalo zvýšení přehlednosti finančních toků ve společnosti, automatizaci finančního výkaznictví a účtování plateb za jednotlivé úkony. To mělo pozitivní efekt pro sledování a řízení Cash-Flow; AK zvýšila objem účtovaných prací. Větší stabilita příjmů je důležitým faktorem pro další rozvoj a dlouhodobé fungování kanceláře.
Oblast stability a bezpečnosti – Databázová platforma MS SQL 2008 a Windows Server 2008 se stali robustní základnou pro stabilitu a bezpečnost celého řešení. Díky orientaci řešení na Microsoft produkty bylo možné v relativně krátkém čase zprovoznit řadu modulů bez potíží s kompatibilitou.

Citace

„IS Evolio nám přinesl lepší přehled o úkonech, nákladech, vyšší efektivitu práce s dokumenty a snížení chybovosti. Velmi nám pomohla možnost práce odkudkoliv přes internet a zlepšení komunikace s klientem díky elektronickému spisu. Po zavedení systému Evolio stoupla efektivita práce o 50%“, Mgr. Petr Kausta, majitel AK